52 unidades, um sistema só.
O Aloha Residence administra 52 apartamentos de temporada em 2 blocos, com 4 churrasqueiras e um fluxo de hóspedes que dobra na alta estação. Até 2026, tudo isso era anotado à mão num caderno na portaria.
A primeira tentativa quebrou, e não disse nada.
Tirar o caderno da portaria foi ideia minha, e começou por onde essas coisas quase sempre começam: um formulário, uma planilha, e uma automação costurando as duas. Funcionou por alguns meses. O que aconteceu quando ela parou de funcionar é a razão de o sistema de hoje ser como é.
A falha
A planilha entregava as datas com o mês na frente. A automação que a lia tratava o primeiro número como se fosse o dia. Quando os dois números cabiam num calendário, ninguém percebia: a data simplesmente virava outra data, igualmente possível.
Numa unidade do bloco 2, uma estadia de sete dias — 2 a 9 de junho — entrou no quadro da portaria como 6 de fevereiro a 6 de setembro. Sete meses. Para a portaria, aquele hóspede tinha o apartamento até setembro: se ficasse depois do dia 9 — que é exatamente o que a portaria existe para saber — não havia nada, em lugar nenhum, que dissesse isso a ninguém.
Aquela automação tinha um alarme, e era só esse: avisar quando a data de saída passa e a saída não foi registrada. Com a saída marcada para setembro, ela não passava. O único alarme da casa ficou desarmado pela mesma falha que criou o incêndio — e ao longo de dez rotinas de código havia dezesseis pontos em que ela desistia de uma linha em silêncio, quarenta e oito em que inventava um valor padrão, e nenhum em que interrompia e avisava. Ela não tinha como dizer que estava errada. Foi uma pessoa que percebeu, olhando.
Um caderno de portaria, e mais nada.
É com isso que o Aloha Residence funcionou por anos, e funcionava — até o ponto em que um caderno funciona. Ele não tem cópia, não tem histórico, não tem busca, e só existe para quem está atrás do balcão naquele momento.
Antes
- A reserva era anotada à mão num caderno na portaria.
- Quem entrava no turno lia a letra de quem tinha saído.
- Para saber se uma unidade estava livre, alguém folheava até achar.
- Não havia cópia. O que estava escrito ali era tudo o que existia.
Depois
- A reserva entra em um lugar só e aparece na portaria no mesmo instante.
- A grade das unidades mostra o estado de agora, igual para todo mundo.
- Toda entrada e saída fica registrada com hora e com o nome de quem registrou.
- Nada depende de estar presente no turno certo para ter sido visto.
O sistema foi desenhado a partir da falha.
Não em cima do que dava certo, mas em cima do que tinha dado errado. Cada uma das doze falhas registradas naquele levantamento virou um requisito, e cada requisito virou algo visível na tela.
- Toda linha que o sistema não entende vai para uma tela de quarentena, com o motivo escrito, e espera uma pessoa. Nada é descartado.
- Uma faixa no topo de todas as telas aparece quando a importação para, dizendo há quanto tempo.
- Uma página de saúde diz o que rodou, quando, e qual versão está no ar agora.
- Chegada ou saída prevista que não foi registrada é marcada na própria unidade, na grade da portaria — e continua marcada até alguém resolver.
- Importação da planilhaconcluída há 4 min
- Reservas lidas hoje37 de 37
- Linhas em quarentena1 aguardando revisão
- Versão no ar1f79703 · 11/08 09:12
Data de check-out 13/08/2026 anterior à de check-in 15/08/2026. A reserva não entrou.
Em operação, todos os dias.
A portaria abre o sistema no início do turno e o mantém aberto. O caderno saiu do balcão. Os proprietários acompanham a situação das unidades por um link, sem login.
O seu condomínio parece com o Aloha Residence?
Se ele tem unidades de temporada, uma portaria e uma planilha no meio, provavelmente sim. Me mande uma mensagem e eu mostro o sistema na sua tela.